Trong quá trình làm việc với Excel thì việc thực hiện lọc dữ liệu là thao tác rất phổ biến. Việc lọc dữ liệu sẽ giúp cho người dùng có thể xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và khoa học. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu cho các bạn biết cách lọc dữ liệu trong Excel. Cùng nhau tìm hiểu nhé!
1. Lọc dữ liệu trong Excel là gì
Khi người dùng Excel phải làm việc với những bảng dữ liệu lớn, nhiều thông tin thì việc thực hiện thao tác lọc dữ liệu mà một điều rất cần thiết, quan trọng để người dùng có thể nhận thông tin mong muốn một cách nhanh chóng nhất
Những thông tin liên qua sẽ được hiển thị tại một thời điểm nhất định và những thông tin không cần thiết sẽ được ẩn đi. Sau khi đã lọc thì người dùng Excel có thể thực hiện các thao tác sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in ra chỉ những hàng đang được hiển thị mà không cần sắp xếp lại toàn bộ danh sách dữ liệu
Để lọc dữ liệu trong Excel, chúng ta dùng công cụ Filter. Có 3 cách để bạn có thể sử dụng tính năng Filter:
- Cách 1: Click chuột vào biểu tượng lọc hình phễu trên hộp thoại Filter của thẻ Home trên thanh công cụ
- Cách 2: Gọi lệnh Filter bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt là Ctrl + Shift + L
- Cách 3: Truy cập thẻ Data trên thanh công cụ rồi chọn icon Filter
Các bạn cần lưu ý rằng để có thể gọi lệnh Filter thì vùng dữ liệu cần lọc phải được chọn trước khi gọi tính năng
2. Các cách lọc dữ liệu trong Excel
Dưới đây là một số cách giúp người dùng Excel có thể lọc dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng:
2.1 Lọc nhiều vùng dữ liệu và toàn bộ bảng tính
Để có thể lọc nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính thì thực hiện các thao tác dưới đây:
– Bước 1: Thực hiện lựa chọn vùng dữ liệu mà bạn sẽ lọc thông tin và thao tác gọi tiện ích Filter theo 3 cách ở phía trên. Sau khi thực hiện thao tác này thì tất cả các dữ liệu chuẩn bị được lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở ô tiêu đề


– Bước 3: Thực hiện lựa chọn vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô tam giác nhỏ ở đầu ô tiêu đề cột đó.


2.2 Lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ dữ liệu
Trong nhiều trường hợp, bạn không muốn lọc toàn bộ bảng dữ liệu mà chỉ muốn lọc một vùng trong bảng thì bạn thực hiện các bước dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên bạn vẫn thực hiện chọn vùng dữ liệu cần lọc và gọi tiện ích Filter bằng 1 trong 3 cách đã nói phía trên.




2.3 Lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc
Với tiện ích Filter các bạn cũng có thể lọc dữ liệu theo màu sắc đối với những vùng dữ liệu được tô màu. Khi thực hiện lọc theo màu sắc thì hệ thống sẽ cung cấp tính năng Filter by Color để giúp người dùng lựa chọn trong việc lọc dữ liệu trong bảng tính của mình


3. Cách sử dụng lại bộ lọc sau khi đã thực hiện thay đổi dữ liệu
Sau khi lọc xong, bạn thực hiện các thao tác sao chép, chỉnh sửa hay xóa dữ liệu trong ô được lọc. Khi này, bộ lọc Excel sẽ không tự động cập nhật những thay đổi trong dữ liệu. Để có thể sử dụng lại bộ lọc thì bạn thực hiến nhấp vào một ô bất kì trong chuỗi dữ liệu. Sau đó bạn có thể:
+ Nhấp vào lệnh Reapply trong nhóm Sort & Filter của thẻ Data trên thanh công cụ để sử dụng lại


4. Cách sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel
Dưới đây là các cách giúp bạn có thể thực hiện sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel:
- Kiểu 1: Nhấn vào ô dữ liệu đã lọc, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gòm cả ô tiêu đề
- Kiểu 2: Thực hiện chọn ô đầu tiên ngoài cùng bên trái có dữ liệu, tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + End để mở rộng phần chọn đến ô cuối cùng để chọn dữ liệu trừ ô tiêu đề
Tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu được chọn
Sau đó đi đến cửa sổ hoặc trang tính khác, hãy chọn ô trên cùng bên trái của dải ô chọn được chọn, thực hiện nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán dữ liệu
5. Cách xóa bộ lọc trong Excel
Sau khi đã thực hiện lọc được dữ liệu như mong muốn thì bạn có thể xóa bộ lọc để thực hiện lọc dữ liệu theo cách khác. Dưới đây là cách xóa bộ lọc trong Excel:
– Để xóa bộ lọc khỏi cột, thực hiện nhấn vào phím tam giác ở ô tiêu đề của cột, sau đó nhấp vào Clear Filter From <Item>. Ví dụ như ở dưới bảng dưới chọn ô tiêu đề Điểm thi và nhấn vào Clear Filter From “Điểm thi” để xóa bộ lọc

- Truy cập thẻ Data, chọn nhóm lệnh Sort & Filter rồi nhấn Clear
- Truy cập thẻ Home, đến nhóm Editing, chọn nhóm lệnh Sort & Filter rồi chọn Clear
