Cách lọc dữ liệu trong Excel

Trong quá trình làm việc với Excel thì việc thực hiện lọc dữ liệu là thao tác rất phổ biến. Việc lọc dữ liệu sẽ giúp cho người dùng có thể xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và khoa học. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu cho các bạn biết cách lọc dữ liệu trong Excel. Cùng nhau tìm hiểu nhé!

1. Lọc dữ liệu trong Excel là gì

Khi người dùng Excel phải làm việc với những bảng dữ liệu lớn, nhiều thông tin thì việc thực hiện thao tác lọc dữ liệu mà một điều rất cần thiết, quan trọng để người dùng có thể nhận thông tin mong muốn một cách nhanh chóng nhất

Những thông tin liên qua sẽ được hiển thị tại một thời điểm nhất định và những thông tin không cần thiết sẽ được ẩn đi. Sau khi đã lọc thì người dùng Excel có thể thực hiện các thao tác sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in ra chỉ những hàng đang được hiển thị mà không cần sắp xếp lại toàn bộ danh sách dữ liệu

Để lọc dữ liệu trong Excel, chúng ta dùng công cụ Filter. Có 3 cách để bạn có thể sử dụng tính năng Filter:

• Cách 1: Click chuột vào biểu tượng lọc hình phễu trên hộp thoại Filter của thẻ Home trên thanh công cụ
• Cách 2: Gọi lệnh Filter bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt là Ctrl + Shift + L
• Cách 3: Truy cập thẻ Data trên thanh công cụ rồi chọn icon Filter

Các bạn cần lưu ý rằng để có thể gọi lệnh Filter thì vùng dữ liệu cần lọc phải được chọn trước khi gọi tính năng

2. Các cách lọc dữ liệu trong Excel

Dưới đây là một số cách giúp người dùng Excel có thể lọc dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng:

2.1 Lọc nhiều vùng dữ liệu và toàn bộ bảng tính

Để có thể lọc nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính thì thực hiện các thao tác dưới đây:

– Bước 1: Thực hiện lựa chọn vùng dữ liệu mà bạn sẽ lọc thông tin và thao tác gọi tiện ích Filter theo 3 cách ở phía trên. Sau khi thực hiện thao tác này thì tất cả các dữ liệu chuẩn bị được lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở ô tiêu đề

– Bước 2: Khi này tùy vào vùng dữ liệu mà bạn chọn hệ thống Excel sẽ cung cấp những cách lọc khác nhau. Nếu bảng của bạn chỉ có số thì sẽ là Number Filters còn nếu là văn bản thì sẽ là Text Filters

– Bước 3: Thực hiện lựa chọn vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô tam giác nhỏ ở đầu ô tiêu đề cột đó.

– Bước 4: Sau khi đã thực hiện chọn thì nhấn Ok để kết quả sẽ được hiển thị trên màn hình, những dữ liệu bạn chọn sẽ hiển thị trên màn hình, những thông tin không cần thiết sẽ bị ẩn đi tạm thời. Bạn có hể thực hiện các thao tác khác với dữ liệu sau khi lọc một cách bình thường

2.2 Lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ dữ liệu

Trong nhiều trường hợp, bạn không muốn lọc toàn bộ bảng dữ liệu mà chỉ muốn lọc một vùng trong bảng thì bạn thực hiện các bước dưới đây:

– Bước 1: Đầu tiên bạn vẫn thực hiện chọn vùng dữ liệu cần lọc và gọi tiện ích Filter bằng 1 trong 3 cách đã nói phía trên.

Lúc này phần ô tiêu đề của vùng dữ liệu bạn chọn sẽ xuất hiện hình tam giác, đây là dấu hiệu cho thấy vùng dữ liệu đó sẵn sàng được lọc

– Bước 2: Click chuột vào dấu tam giác tại ô tiêu đề đó để hệ thống cung cấp dữ liệu cho bộ lọc. Tùy vào vùng dữ liệu mà các chức năng lọc sẽ khác nhau

– Bước 3: Nhấn OK để thực hiện lọc, khi này kết quả trên màn hình sẽ hiển thị những dữ liệu mà bạn đã chọn, còn những dữ liệu khác không liên quan sẽ tạm thời bị ẩn đi

2.3 Lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc

Với tiện ích Filter các bạn cũng có thể lọc dữ liệu theo màu sắc đối với những vùng dữ liệu được tô màu. Khi thực hiện lọc theo màu sắc thì hệ thống sẽ cung cấp tính năng Filter by Color để giúp người dùng lựa chọn trong việc lọc dữ liệu trong bảng tính của mình

3. Cách sử dụng lại bộ lọc sau khi đã thực hiện thay đổi dữ liệu

Sau khi lọc xong, bạn thực hiện các thao tác sao chép, chỉnh sửa hay xóa dữ liệu trong ô được lọc. Khi này, bộ lọc Excel sẽ không tự động cập nhật những thay đổi trong dữ liệu. Để có thể sử dụng lại bộ lọc thì bạn thực hiến nhấp vào một ô bất kì trong chuỗi dữ liệu. Sau đó bạn có thể:

+ Nhấp vào lệnh Reapply trong nhóm Sort & Filter của thẻ Data trên thanh công cụ để sử dụng lại

+Hoặc có thể nhấn vào Sort & Filter trong thẻ Home và chọn lệnh Reapply

4. Cách sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel

Dưới đây là các cách giúp bạn có thể thực hiện sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel:

• Kiểu 1: Nhấn vào ô dữ liệu đã lọc, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gòm cả ô tiêu đề
• Kiểu 2: Thực hiện chọn ô đầu tiên ngoài cùng bên trái có dữ liệu, tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + End để mở rộng phần chọn đến ô cuối cùng để chọn dữ liệu trừ ô tiêu đề

Tiếp đến nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu được chọn

Sau đó đi đến cửa sổ hoặc trang tính khác, hãy chọn ô trên cùng bên trái của dải ô chọn được chọn, thực hiện nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán dữ liệu

5. Cách xóa bộ lọc trong Excel

Sau khi đã thực hiện lọc được dữ liệu như mong muốn thì bạn có thể xóa bộ lọc để thực hiện lọc dữ liệu theo cách khác. Dưới đây là cách xóa bộ lọc trong Excel:

– Để xóa bộ lọc khỏi cột, thực hiện nhấn vào phím tam giác ở ô tiêu đề của cột, sau đó nhấp vào Clear Filter From <Item>. Ví dụ như ở dưới bảng dưới chọn ô tiêu đề Điểm thi và nhấn vào Clear Filter From “Điểm thi” để xóa bộ lọc

– Để xóa tất cả bộ lọc trong trang tính, thưc hiện theo một trong các cách dưới đây:

• Truy cập thẻ Data, chọn nhóm lệnh Sort & Filter rồi nhấn Clear
• Truy cập thẻ Home, đến nhóm Editing, chọn nhóm lệnh Sort & Filter rồi chọn Clear

Trên đây là những chia sẻ giúp bạn có thể biết cách lọc dữ liệu trong Excel. Hi vọng nó sẽ hỗ trợ các bạn trong quá trình làm việc để có thể giải quyết công việc nhanh chóng và chính xác hơn. Chúc các bạn thực hiện thành công, hẹn gặp ở bài viết tiếp!